Code de Conformité CONFILEX

CONFILEX est une plateforme technologique destinée à faciliter la préparation, la structuration documentaire, l'analyse assistée par intelligence artificielle, la négociation amiable et la mise en relation avec des professionnels réglementés, notamment les avocats, notaires, commissaires de justice, experts-comptables, administrateurs judiciaires et mandataires judiciaires.

CONFILEX n'exerce aucune profession réglementée au sens de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 et des textes qui régissent chacune des professions précitées. CONFILEX ne délivre aucune consultation juridique personnalisée, ne rédige aucun acte au nom d'un tiers, ne représente aucune partie et n'assume aucune des missions réservées à ces professionnels.

Le présent Code de Conformité est destiné à démontrer que la conformité n'est pas, chez CONFILEX, une contrainte a posteriori, mais un principe structurel : compliance by design — la conformité est intégrée dès la conception des services et dans le fonctionnement quotidien de la plateforme.

Onze principes structurent l'action et les décisions de CONFILEX :

CONFILEX prend en compte les règles déontologiques et professionnelles applicables aux professions réglementées référencées, sans jamais s'y substituer. Sont notamment respectées :

• les règles du Conseil national des barreaux et de chaque barreau, notamment celles relatives au démarchage, à la publicité, aux honoraires, au secret professionnel et à l'indépendance de l'avocat ;
• les règles déontologiques applicables aux avocats (Règlement Intérieur National de la profession d'avocat) ;
• les règles applicables aux notaires (ordonnance du 2 novembre 1945 et son décret d'application) ;
• les règles applicables aux commissaires de justice (ordonnance n° 2016-728 du 2 juin 2016) ;
• les règles applicables aux experts-comptables (ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 et Code de déontologie des professionnels de l'expertise comptable) ;
• les règles applicables aux commissaires aux comptes (Code de déontologie de la profession) ;
• les règles applicables aux administrateurs judiciaires et mandataires judiciaires (Code de commerce, livre VIII) ;
• les règles applicables aux autres professions réglementées susceptibles d'être référencées sur la plateforme.

En cas de contradiction entre une fonctionnalité de la plateforme et une règle déontologique applicable à un professionnel référencé, la règle déontologique prévaut et la fonctionnalité concernée est adaptée ou désactivée pour ce professionnel.

CONFILEX intègre des outils d'analyse assistée par intelligence artificielle. Leur usage obéit aux principes suivants, opposables à la plateforme comme à ses prestataires techniques :

• l'intelligence artificielle constitue exclusivement un outil d'assistance à l'utilisateur et au professionnel ;
• aucune décision juridique produisant des effets à l'égard d'une personne n'est prise par l'IA ;
• aucune consultation juridique personnalisée n'est délivrée par l'IA — elle est réservée aux professionnels réglementés ;
• l'utilisateur conserve à tout moment son libre arbitre : il peut ignorer, corriger, contester ou compléter les résultats produits ;
• le professionnel conserve son indépendance : il n'est pas tenu par les suggestions de l'IA et demeure seul responsable de ses conseils, actes et diligences ;
• les résultats de l'IA sont accompagnés de mentions courtes rappelant leur nature d'assistance et invitant à une vérification par un professionnel compétent ;
• les données transmises à un moteur d'IA sont minimisées, cloisonnées et, lorsque cela est techniquement possible, exclues de l'entraînement des modèles.

CONFILEX suit avec attention l'entrée en vigueur du règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act) et s'engage à adapter ses systèmes selon la catégorie de risque effective attribuée à ses cas d'usage.

Les dossiers et documents transmis à CONFILEX bénéficient d'une politique de sécurité alignée sur les exigences de l'article 32 du RGPD. Cette politique comprend notamment :

• chiffrement des données en transit (TLS 1.2 minimum) et chiffrement au repos des documents sensibles ;
• traçabilité des accès aux dossiers (journal d'audit horodaté, immuable dans son intégrité) ;
• journalisation des opérations administrateurs et des exports ;
• limitation des accès selon le principe du moindre privilège (RBAC — Role-Based Access Control) ;
• conservation limitée conforme à la matrice de durées documentée dans la Politique de confidentialité ;
• suppression automatique des documents à l'issue des durées applicables, sauf obligation légale de conservation ;
• protection contre les accès non autorisés (authentification forte, détection d'anomalies, limitation des requêtes) ;
• protection contre l'utilisation abusive des documents (interdiction de revente, de cession, d'utilisation publicitaire, d'entraînement de modèles sans consentement explicite).

Le secret professionnel attaché aux échanges entre un professionnel réglementé et son client fait l'objet, chez CONFILEX, d'une attention particulière :

• les échanges entre un professionnel réglementé et son client transmis via la plateforme demeurent protégés au titre des textes propres à la profession du professionnel concerné (notamment l'article 66-5 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 pour les avocats) ;
• CONFILEX met en œuvre les moyens techniques nécessaires à cette protection : cloisonnement, chiffrement, contrôle des accès administrateurs, absence d'utilisation secondaire du contenu ;
• la plateforme ne remet pas en cause les obligations déontologiques des professionnels et ne les incite à aucune pratique qui pourrait y porter atteinte ;
• CONFILEX ne bénéficie pas, en son nom propre, du secret professionnel des professions réglementées — celui-ci demeure attaché au professionnel lui-même.

Le référencement des professionnels sur CONFILEX obéit aux principes suivants :

• critères objectifs : matière juridique, spécialité officielle, domaine d'intervention déclaré, localisation, langue, disponibilité, acceptation de nouveaux dossiers ;
• transparence : les critères et leur pondération font l'objet d'une politique publique de classement, accessible depuis le pied de page ;
• absence de discrimination : aucun professionnel ne peut être défavorisé sur le fondement d'un critère prohibé par la loi ;
• possibilité de mise en avant dans le cadre d'un abonnement clairement identifié par la mention « Sponsorisé », sans qu'aucune incidence ne soit permise sur l'indépendance professionnelle du professionnel concerné ;
• absence de vente des dossiers : aucun professionnel ne peut « acheter » un dossier d'utilisateur — le libre choix de l'utilisateur reste souverain.

La visibilité payante n'est en aucun cas une appréciation de la compétence d'un professionnel. Elle n'est jamais assortie de mentions telles que « recommandé par CONFILEX » ou « meilleur avocat » et ne peut se substituer aux résultats naturels.

Le modèle économique de CONFILEX obéit à quatre règles cardinales :

• CONFILEX ne vend pas les dossiers des utilisateurs — ni à un professionnel référencé, ni à un tiers, sous aucune forme et à aucun prix ;
• CONFILEX ne vend pas les données personnelles collectées via la plateforme — aucune cession commerciale de données n'est autorisée ;
• CONFILEX ne perçoit aucune rémunération proportionnelle aux honoraires des professionnels référencés — les abonnements sont forfaitaires et déconnectés du chiffre d'affaires que le professionnel réalise avec les utilisateurs ;
• le modèle économique de CONFILEX repose sur des abonnements et des services transparents, dont le prix, la nature et les modalités de résiliation sont documentés en clair avant toute souscription.

La conformité de CONFILEX est pilotée selon quatre engagements structurels :

• une revue régulière des textes juridiques applicables à la plateforme (CGU, CGV, Politique de confidentialité, Politique de classement, Politique de cookies, chartes, présente Code de Conformité) — au minimum une fois par an et lors de chaque évolution majeure ;
• une veille réglementaire permanente sur le droit français, le droit de l'Union européenne et la jurisprudence applicable, avec un accent particulier sur les évolutions du RGPD, du DSA, du DMA, de l'AI Act, des règles de consommation et des professions réglementées ;
• une mise à jour continue des documents contractuels et des mécanismes techniques, tracée dans un historique de versions ;
• un audit interne de conformité avant chaque évolution majeure de la plateforme, dont le résultat est consigné et conservé.

CONFILEX se dote d'un Comité interne de conformité, qui peut associer des ressources internes et, si nécessaire, des expertises externes indépendantes. Ce Comité a pour missions :

• examiner les évolutions réglementaires françaises, européennes et sectorielles susceptibles d'impacter la plateforme ;
• évaluer les risques juridiques associés aux nouvelles fonctionnalités, aux nouveaux partenariats et aux nouveaux traitements de données ;
• contrôler la conformité des nouvelles fonctionnalités avant leur mise en production (revue « conformité by design ») ;
• proposer les mises à jour documentaires nécessaires (CGU, CGV, politiques annexes, présent Code) et suivre leur diffusion ;
• traiter les remontées et signalements internes ou externes relevant du présent Code.

Le Comité rend compte de ses travaux à la direction de CONFILEX. Son fonctionnement interne fait l'objet d'une charte propre, séparée du présent document.

CONFILEX met à disposition une procédure de signalement permettant à toute partie prenante de porter à sa connaissance une anomalie juridique, réglementaire, technique ou déontologique :

• aux utilisateurs — pour signaler une information incorrecte, un contenu inapproprié ou une fonctionnalité contestable ;
• aux professionnels référencés — pour signaler une usurpation de fiche, une donnée inexacte, un manquement au présent Code ou une pratique commerciale contestable ;
• aux autorités compétentes (CNIL, DGCCRF, ordres professionnels, juridictions) — dans le cadre de leurs missions respectives.

Les signalements peuvent être transmis à l'adresse conformite@confilex.fr. Chaque signalement fait l'objet :

• d'un accusé de réception ;
• d'un numéro de dossier interne ;
• d'un délai indicatif de traitement communiqué au signaleur ;
• d'une réponse motivée à l'issue de l'instruction ;
• d'une possibilité d'escalade auprès du responsable conformité de CONFILEX en cas de désaccord.

Le présent Code de Conformité constitue un document vivant. Il fera l'objet d'actualisations régulières afin d'intégrer :

• les évolutions législatives et réglementaires françaises et européennes ;
• les évolutions de la jurisprudence pertinente ;
• les évolutions des règles déontologiques applicables aux professions référencées ;
• les évolutions technologiques ayant un impact sur la conformité (IA, cryptographie, souveraineté des données) ;
• les retours des utilisateurs, des professionnels référencés, des autorités et de tout tiers intéressé.

Chaque version publiée du présent Code porte un numéro et une date de mise à jour. L'historique des versions antérieures est conservé et peut être communiqué sur demande adressée à conformite@confilex.fr.